Logiciel de gestion des salles municipales et du matériel
Salles des fêtes, gymnases, salles de réunion : centralisez les réservations, le matériel et la facturation. Proposez un portail aux associations et aux particuliers, tout en gardant la validation des demandes.
Pilotez vos salles et vos équipements depuis un planning unique
Le logiciel Salles 3D Ouest facilite la gestion des salles municipales, comme les salles des fêtes et les salles de réunion, mais aussi des gymnases, des espaces associatifs et du matériel mis à disposition. Les agents visualisent les disponibilités, enregistrent les locations ponctuelles ou récurrentes et suivent chaque dossier depuis une interface commune.
Les documents, devis, factures, dépôts et informations financières restent associés aux réservations. Sur le portail public, les associations et les particuliers consultent les disponibilités et déposent des pré-réservations. Les agents les examinent, puis les valident ou les refusent : une demande en ligne ne vaut pas confirmation.
Le logiciel Salles en bref
- Pour qui ?
- Mairies, EPCI, collectivités et gestionnaires d’équipements publics.
- Que peut-on gérer ?
- Salles municipales, équipements sportifs, espaces associatifs et matériel.
- Fonctions clés
- Planning, réservations, documents, facturation, statistiques et contrôle d’accès.
- Services en ligne
- Disponibilités, pré-réservations soumises à validation et possibilité de paiement en ligne.
- Déploiement et données
- Solution web sans installation locale, avec hébergement des données chez OVH en France.
- Éditeur et accompagnement
- 3D Ouest, éditeur français accompagnant près de 2 500 clients, de la configuration à la prise en main.
Découvrez les trois interfaces de démonstration
Logiciel de gestion
Découvrez l’interface métier utilisée par les agents pour gérer le planning, les réservations, les documents et les règlements.
Réservation en ligne
Parcourez le planning public et découvrez comment les usagers peuvent consulter les créneaux et préparer une demande.
Affichage d’accueil
Visualisez un écran destiné à l’accueil du public pour présenter les événements, les horaires et les espaces concernés.
Les principales fonctionnalités
Planning interactif
Visualisez les disponibilités dans un planning partagé. Les conflits de réservation sont bloquants, sauf si une location est explicitement configurée pour autoriser une occupation en parallèle.
Réservations récurrentes
Planifiez les occupations hebdomadaires ou mensuelles des associations. Tenez compte des vacances scolaires paramétrées et des jours fériés pour organiser vos créneaux.
Salles et matériel
Associez à chaque réservation les pièces, équipements et matériels nécessaires. Contrôlez leur disponibilité en même temps que celle des salles.
Documents et facturation
Produisez les courriers, confirmations, contrats, devis et factures associés au dossier. La signature électronique peut compléter le circuit documentaire.
Réservation en ligne
Les associations et les particuliers consultent les disponibilités et déposent une pré-réservation. Les agents conservent la validation ou le refus. Le paiement en ligne peut être intégré.
Contrôle des accès
Après validation, transmettez les données de réservation aux solutions partenaires de contrôle d’accès, avec le badge ou le code renseigné, pour limiter les doubles saisies.
Utilisateurs et droits
Donnez aux services et aux agents les droits adaptés à leurs missions. Chacun accède aux informations et aux actions utiles à son activité.
Statistiques et exports
Analysez les taux d’occupation issus des locations, les heures par salle et par utilisateur, ainsi que le matériel utilisé. Comparez les périodes et exportez vos bilans vers un tableur.
Des demandes en ligne, une validation maîtrisée
1. L’usager dépose sa demande
L’association ou le particulier consulte les disponibilités et transmet une pré-réservation. Selon le paramétrage, son espace personnel donne accès à ses locations, factures, paiements et documents.
2. L’agent valide ou refuse
Les agents examinent la demande selon les règles de la collectivité. Le dépôt en ligne ne confirme pas la réservation : la décision reste entre leurs mains.
Connectez vos outils, limitez les ressaisies
Selon votre organisation et les interfaces mises en place, le logiciel Salles échange avec vos autres outils métiers.
Gestion des associations
Les associations et leurs contacts sont synchronisés depuis le logiciel de gestion des associations 3D Ouest vers Salles. Une modification effectuée côté Associations est répercutée côté Salles : les agents évitent de ressaisir les mêmes informations.
Contrôle d’accès
Pour les bâtiments équipés, des interfaces avec Kelio, ARD et ROZOH permettent de transmettre les données de réservation après validation et renseignement du badge ou du code. Les possibilités dépendent des équipements, de la solution et du paramétrage retenus.
Des documents aux échanges comptables
Signature électronique. Des interfaces sont proposées avec Oodrive, iParapheur (Libriciel), iXParapheur (SRCi) et Docaposte, selon le dispositif retenu par la collectivité.
Exports financiers. Le logiciel propose des exports vers les logiciels de gestion financière courants, notamment Berger-Levrault, JVS, Cosoluce et CIRIL, ainsi que le format PES ASAP XML. Le circuit et le format adaptés sont à préciser lors du cadrage.
Tarifs et gratuités. Renouvelez en masse vos tarifs et services chaque année. Pour une mise à disposition gratuite, conservez le tarif normal de la salle et appliquez une réduction ramenant le montant à zéro.
Une solution adaptée aux collectivités
Le paramétrage s’adapte à la diversité de vos équipements, de vos tarifs et de vos règles de réservation.
- Une interface web accessible sans installation locale.
- Un outil collaboratif pour plusieurs services.
- La gestion des associations, des particuliers et des autres utilisateurs.
- Des documents et modèles personnalisables.
- Des interfaces possibles avec les systèmes de contrôle d’accès.
- Les associations et contacts actualisés depuis le logiciel de gestion des associations, grâce à la synchronisation vers Salles.
Notre équipe vous accompagne dans l’étude des besoins, la configuration et la prise en main de la solution.
Sécurité, maintenance et maîtrise des données
- Un accès sécurisé au logiciel en HTTPS.
- Un hébergement des données chez OVH en France.
- Des mises à jour automatiques.
- Une extraction des données disponible à tout moment.
- Un interlocuteur dédié pour suivre les demandes.
- Une réponse dans la demi-journée pour 95 % des demandes.
Découvrez le logiciel en images
Des collectivités témoignent
« Le logiciel de gestion de salles est un outil intuitif, donc très facile d’accès pour tout utilisateur. »
Mairie de Vezin-le-Coquet
« La gestion des bâtiments communaux se fait désormais très rapidement et très facilement. C’est un gain de temps incroyable ! »
Mairie de Saint-Genis-les-Ollières
Questions fréquentes
Les administrés peuvent-ils réserver une salle en ligne ?
Oui. Les associations et les particuliers peuvent consulter les disponibilités et déposer une pré-réservation sur le portail. Les agents doivent ensuite la valider ou la refuser. Le dépôt d’une demande ne confirme pas la réservation et ne déclenche pas de droit d’accès.
Peut-on gérer les salles et le matériel dans le même planning ?
Oui. Les salles, les espaces, les équipements et le matériel peuvent être associés aux réservations afin de contrôler leurs disponibilités dans une organisation commune.
Le logiciel gère-t-il les réservations récurrentes ?
Oui. Une location peut être ponctuelle, hebdomadaire ou mensuelle, ce qui facilite la gestion des activités et des occupations régulières.
Comment sont gérés les conflits de réservation ?
Une réservation en conflit est bloquée, sauf lorsqu’une location dispose de l’option « ne bloque pas la réservation », qui autorise une autre occupation en parallèle. Cette possibilité permet de traiter les cas particuliers décidés par la collectivité.
Faut-il ressaisir les coordonnées des associations dans Salles ?
Lorsque l’interface avec le logiciel de gestion des associations 3D Ouest est mise en place, les associations et leurs contacts sont synchronisés vers Salles. Les modifications effectuées côté Associations sont également répercutées côté Salles.
Peut-on connecter le logiciel à un système de contrôle d’accès ?
Oui, des interfaces existent avec Kelio, ARD et ROZOH. Après validation de la réservation et renseignement du badge ou du code, les données sont transmises au système de gestion d’accès. Les équipements compatibles et les modalités de fonctionnement sont à préciser pour chaque projet.
Que faire si le demandeur n’a pas encore de badge ?
Après validation de la réservation, l’agent renseigne un numéro de badge ou un code d’accès, puis remet le badge ou communique le code à l’utilisateur. Les informations sont ensuite envoyées automatiquement au système de gestion d’accès.
Faut-il un badge pour chaque participant à une activité sportive ?
Pas nécessairement. Selon la solution de contrôle d’accès et le paramétrage, un mode libre permet au responsable de badger pour ouvrir, puis de laisser la porte déverrouillée pendant le créneau ou jusqu’à un badgeage de fermeture. Les participants entrent alors sans badge individuel. La disponibilité et les modalités de ce mode sont à confirmer pour votre installation.
Peut-on essayer le logiciel avant de demander un devis ?
Oui. Le portail Salle 3D Ouest donne accès à une démonstration du logiciel. Des interfaces publiques permettent aussi de découvrir la réservation en ligne et l’affichage d’accueil.
Étudions votre projet de gestion des salles
Présentez-nous vos équipements, vos règles de réservation et vos besoins d’interconnexion. Notre équipe vous aidera à définir une solution adaptée à votre collectivité.