LOGICIEL SALLES · USAGE COMMUNAL

Un logiciel pour gérer les réservations de votre salle des fêtes

Demandes des particuliers, activités associatives, planning, conventions et suivi administratif : centralisez la gestion de votre salle des fêtes avec le logiciel Salles 3D Ouest. Les usagers transmettent leurs pré-réservations en ligne ; les agents de la collectivité gardent la validation.

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Du premier contact au suivi de la location, un dossier commun

Un planning d’occupation ne suffit pas à organiser une location. Il faut aussi retrouver le demandeur, examiner son besoin, préparer les documents et suivre les échanges. Lorsque ces informations circulent entre courriels, tableaux et dossiers papier, les agents multiplient les vérifications.

Le logiciel Salles rassemble les réservations et leur suivi dans un outil commun. La commune conserve ses règles et organise le travail des agents autour du parcours de chaque demande.

Recevoir les pré-réservations sans perdre la maîtrise du planning

Anticiper les conflits d’occupation

Le planning permet aux agents de suivre les réservations. Un conflit est bloquant, sauf lorsqu’une location est explicitement paramétrée avec l’option « ne bloque pas la réservation », pour autoriser une occupation parallèle. Cette possibilité doit correspondre à un usage voulu par la collectivité.

Lors du cadrage, pensez aussi aux périodes nécessaires pour préparer la salle, remettre les clés et organiser le retour. Ces étapes doivent être expliquées à l’équipe pour définir le fonctionnement adapté.

Adapter les tarifs aux usagers et aux infrastructures

Les tarifs sont paramétrés selon la typologie du client et l’infrastructure réservée. Les catégories retenues par votre commune, par exemple résidents, extérieurs ou associations, permettent au logiciel de proposer automatiquement les tarifs correspondant aux paramètres de la location.

Forfaits ou calcul à l’heure

Vous pouvez définir des forfaits pour une demi-journée, une journée ou un week-end, ou utiliser un tarif horaire. Dans ce dernier cas, le montant est calculé automatiquement selon le nombre d’heures d’occupation.

Exemple de calcul : pour une occupation de 8 h à 12 h avec un tarif paramétré à 6 € par heure, le montant de la location est de 24 €. Cet exemple est illustratif : les tarifs restent ceux définis par votre collectivité.

Prestations complémentaires, matériel et réductions

L’agent ajoute manuellement les prestations dans les services de la location : services gratuits ou payants, forfait ménage, chauffage ou matériel avec gestion de stock, comme les tables et les chaises.

Une réduction totale ou partielle peut être renseignée avec un motif. Conserver le tarif de référence et appliquer une réduction totale permet notamment de documenter la valeur d’une mise à disposition gratuite au bénéfice d’une association.

Le logiciel permet également le renouvellement en masse des tarifs et des services chaque année.

Générer les contrats et conventions à partir du dossier

Les modèles de courriers, contrats et conventions reprennent automatiquement les informations renseignées dans la fiche du client et dans la location : coordonnées, dates, horaires, salles, objet de la location et tarifs. Les agents disposent ainsi de documents alimentés par les données du dossier, sans avoir à les ressaisir dans chaque document.

Des interfaces de signature électronique sont proposées avec OODrive, iParapheur, iXParapheur et Docaposte. Le circuit, les prérequis et le périmètre documentaire sont à préciser dans votre projet. Ces interfaces ne doivent pas être confondues avec le fonctionnement actuel de l’état des lieux, complété et signé manuellement.

Suivre administrativement les cautions

Plusieurs types de cautions peuvent être paramétrés, par exemple pour la salle, le matériel ou le ménage, avec un montant associé à chacun. Lors de la remise de la caution, l’agent peut renseigner le mode de paiement et la date.

Un code couleur facilite le suivi des cautions en cours, restituées ou encaissées. Un reçu de caution peut être généré pour le client et les informations de caution peuvent figurer sur les documents de la location : contrat, convention ou facture.

Il s’agit d’un suivi administratif : la saisie et le changement de situation dans le logiciel ne réalisent pas eux-mêmes un encaissement ou un remboursement. Ce suivi n’est pas une préautorisation ni une prise d’empreinte bancaire.

Lorsqu’une dégradation doit être facturée séparément, le logiciel permet d’établir une facturation dédiée. Les modalités de gestion des cautions et des dégradations restent à définir par la collectivité dans son cadre de fonctionnement.

Conserver l’état des lieux et les photos dans la location

Un modèle d’état des lieux peut être généré, comme les autres documents du dossier. Il est ensuite complété et signé manuellement, puis ajouté aux documents de la location.

Les agents peuvent rattacher des documents et des photos au dossier et renseigner un commentaire dans le volet état des lieux. Les éléments utiles au suivi sont ainsi regroupés avec les informations de réservation.

Cette fonction permet de centraliser les pièces : elle ne constitue pas un formulaire d’état des lieux dématérialisé avec signature sur téléphone ou tablette. La remise et la restitution des clés ou badges restent organisées par le service, sans suivi dédié dans le logiciel.

Relier la salle des fêtes aux autres outils de la collectivité

Associations et contacts : éviter les ressaisies

Lorsque la collectivité utilise également le logiciel Associations 3D Ouest, les associations et leurs contacts sont synchronisés vers le logiciel Salle. Une mise à jour effectuée côté Associations est ainsi répercutée côté Salle.

Préparer les échanges comptables

Des exports sont proposés vers les logiciels de gestion financière les plus courants, notamment Berger-Levrault, JVS, Cosoluce et CIRIL, ainsi qu’au format PES ASAP XML. Le circuit et le format nécessaires sont précisés avec la collectivité.

Contrôle d’accès : une option selon votre équipement

Le logiciel peut s’interfacer avec les solutions Kelio, ARD et ROZOH. Une fois la réservation validée, ses données sont transmises au système d’accès lorsque le badge du demandeur est renseigné. Si le demandeur n’a pas encore de badge, l’agent renseigne un numéro de badge ou un code d’accès, selon la solution retenue, puis le communique à l’usager.

Découvrir nos partenaires techniques. Les possibilités dépendent des équipements et de l’interface mise en place.

Préparer une démonstration avec les situations de votre commune

• Un particulier souhaite louer la salle : suivez sa demande, la décision des agents et la préparation des documents.
• Une association organise une activité : examinez les informations du contact, le planning et les conditions applicables.
• La location comprend des prestations ou du matériel : vérifiez leur prise en compte dans votre configuration et les documents produits.

Pour préparer votre choix, consultez aussi notre guide des 12 points à cadrer avant de choisir un logiciel de gestion des salles.

Questions fréquentes

Les particuliers peuvent-ils réserver une salle des fêtes en ligne ?

Ils peuvent transmettre une pré-réservation depuis le portail. La demande reste soumise à la validation des agents : elle n’est pas automatiquement confirmée.

La mairie garde-t-elle la maîtrise des réservations ?

Oui. Les agents examinent les demandes et les valident ou les refusent selon l’organisation de la collectivité.

Comment sont traités les conflits de réservation ?

Les conflits sont bloquants, sauf si une location a été explicitement paramétrée pour ne pas bloquer une autre réservation. Cette exception permet les occupations parallèles autorisées.

Peut-on utiliser une signature électronique ?

Des interfaces existent avec OODrive, iParapheur, iXParapheur et Docaposte pour les documents relevant du circuit défini avec votre collectivité. L’état des lieux décrit sur cette page reste, lui, complété et signé manuellement avant d’être rattaché à la location.

Le logiciel convient-il à d’autres équipements municipaux ?

La salle des fêtes est un des usages du logiciel Salles 3D Ouest, qui couvre aussi les salles de réunion, les gymnases et la gestion du matériel. Consultez la fiche générale pour découvrir l’ensemble de la solution.

Étudions l’organisation de votre salle des fêtes

Présentez-nous vos usages, vos règles et vos documents. Notre équipe vous accompagne pour vérifier l’adéquation du logiciel à votre fonctionnement.

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