Logiciel Enfance pour les collectivités : cantine, périscolaire et portail familles
Centralisez les dossiers des familles, les réservations, le pointage des présences et la facturation dans une solution web conçue pour les services Enfance des collectivités. Le portail parents facilite les démarches des familles et les échanges avec les agents, pour la cantine, le périscolaire et les accueils de loisirs.
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Mettre à jour les dossiers des familles, gérer leurs réservations et les encaissements : tout cela demande une certaine organisation.
Pointer la présence des enfants, tout en les encadrant également. Ressaisir ensuite les présences notées sur papier pour créer les factures est source d’erreurs.
Vous souhaitez gagner du temps dans la gestion de vos prestations liées à l’enfance ? Faites le choix d’améliorer la gestion de votre organisation avec nous. 3D Ouest est là pour vous accompagner.
Grâce à notre logiciel spécialisé et personnalisé selon vos besoins, 3D Ouest vous permet de simplifier vos démarches.
Accessible sur ordinateur, tablette et téléphone, notre logiciel permet aux parents de réserver, de prépayer ou de payer leurs factures simplement sur le portail parents.
Plus besoin de passer de longues minutes à chercher des noms sur une liste. À l’aide d’une douchette ou d’une tablette, vous pouvez pointer les présences en un seul geste.
Il vous reste ensuite à facturer et à générer votre éventuel export. Le processus de paiement est facilité grâce au paiement des factures par carte bancaire sur le portail parents.
N’attendez plus, contactez 3D Ouest dès à présent.
Informations complémentaires affichées à l’écran
La vidéo met également en avant un portail parents accessible 24 h/24, un accès sécurisé, un gain de temps, la diminution des impressions, la traçabilité des pointages, la gestion automatisée des tarifs, la facturation et le suivi des paiements avec ou sans régie, ainsi que la gestion des familles recomposées.
De la réservation à la facturation, un service Enfance mieux organisé
Réservations reçues par mail, listes de présence sur papier, tableaux à rapprocher pour facturer : lorsque les informations sont dispersées, les agents doivent multiplier les vérifications et les saisies.
Le logiciel Enfance 3D Ouest rassemble la gestion des foyers, les réservations, le pointage et la facturation. Les familles réalisent leurs démarches depuis le portail parents ; les agents suivent les opérations dans un outil commun, adapté au fonctionnement de leur collectivité.
Les principales fonctionnalités
Inscriptions et réservations
Centralisez les dossiers des enfants et les inscriptions aux différentes activités. Les familles peuvent consulter les disponibilités et effectuer leurs réservations depuis le portail parents.
Pointage des présences
Pointez les présences sur tablette, par QR code ou directement à côté du nom de l’enfant. L’application fonctionne aussi sans connexion Internet, avec synchronisation ultérieure.
Facturation et suivi comptable
Calculez les prestations consommées, générez les factures et suivez les règlements. Le logiciel s’adapte aux organisations avec ou sans régie.
Portail parents
Permettez aux familles de réserver leurs prestations, consulter leurs factures et documents, et mettre à jour leurs informations depuis un espace en ligne.
Dossiers familles et API Particulier
Centralisez les informations des responsables et des enfants. L’API Particulier permet, lorsque cette option est activée, de faciliter la récupération du quotient familial.
Communication avec les familles
Envoyez des courriels, des documents et des SMS depuis le logiciel. Informez rapidement les familles en cas de changement, de rappel ou d’événement particulier.
Statistiques et exports
Analysez les inscriptions, les présences et la facturation. Exportez les données nécessaires aux traitements administratifs, comptables et statistiques.
Paramétrage multi-utilisateurs
Définissez les droits des différents agents et adaptez le paramétrage aux pratiques de votre collectivité et à l’organisation de votre service.
Paiements et échanges comptables, avec ou sans régie
Avec une régie
Les familles peuvent régler par carte bancaire via PayFiP. Le retour de paiement confirme le règlement et permet son enregistrement automatique dans le logiciel. La collectivité peut également proposer le prélèvement bancaire. Les autres moyens acceptés, comme les espèces, les CESU ou les Chèques-Vacances, dépendent de ce qui est prévu dans l’acte de régie.
Sans régie
Le logiciel génère les fichiers nécessaires aux échanges avec le Service de Gestion Comptable, notamment aux formats ORMC / PES ASAP ORMC. Des interfaces avec certains logiciels comptables sont également possibles lorsque la collectivité fonctionne avec des titres individuels. Le circuit et les échanges sont précisés avec votre équipe lors du cadrage.
Une mise en place accompagnée, du paramétrage à l’utilisation
À réception de votre accord, notre équipe vous transmet un dossier de paramétrage pour recueillir les informations nécessaires à la mise en place du logiciel.
- Préparer les éléments utiles. Délibérations, règlements intérieurs, extractions de données Onde, photos et logo permettent de préparer le cadrage selon votre organisation.
- Définir le fonctionnement ensemble. Une réunion de cadrage permet de préciser les paramètres et les pratiques à mettre en place à partir des éléments transmis.
- Avancer avec votre équipe. Des échanges par téléphone ou en visioconférence accompagnent le paramétrage et permettent de répondre aux questions.
- Former et accompagner. Les agents sont formés à l’utilisation du logiciel. Après la mise en service, notre assistance reste disponible pour les accompagner et guider les familles dans l’utilisation du portail parents.
- Une équipe spécialisée dans les services Enfance.
- Un interlocuteur dédié.
- Des formations et des webinaires.
- Des fiches pratiques et des tutoriels vidéo.
- Une foire aux questions régulièrement enrichie.
- Des mises à jour fonctionnelles.
- Une assistance pour accompagner les agents et guider les familles dans l’utilisation du portail parents.
Annabelle et Adeline accompagnent les collectivités dans la découverte de la solution et l’étude de leurs besoins.
Sécurité, maintenance et maîtrise des données
- Un portail sécurisé accessible en HTTPS.
- Un hébergement des données chez OVH en France, à Roubaix.
- Des mises à jour automatiques.
- Une extraction des données disponible à tout moment.
- Un interlocuteur dédié pour suivre les demandes.
- Une réponse dans la demi-journée pour 95 % des demandes.
Découvrez le logiciel en images
Des collectivités témoignent
« Les parents se sont également réjouis de cette nouvelle application sur leur téléphone et peuvent ainsi en ligne échanger avec la mairie, payer leur facture, réserver les repas et prendre connaissance directement des menus. »
Villebrumier, Mairie
« Le logiciel est très fonctionnel avec des évolutions permanentes, il est apprécié de nos usagers ainsi que de notre équipe pédagogique. »
Lesneven, Mairie
Questions fréquentes
Le logiciel peut-il fonctionner sans régie ?
Oui. Il génère les fichiers nécessaires aux échanges avec le Service de Gestion Comptable, notamment aux formats ORMC / PES ASAP ORMC. Une interface avec certains logiciels comptables est aussi possible pour les collectivités utilisant des titres individuels, selon le circuit retenu.
L’assistance accompagne-t-elle également les familles ?
Oui. En complément de l’accompagnement des agents, notre assistance peut guider les familles dans l’utilisation du portail parents. Les règles d’inscription, de réservation et de tarification restent celles définies par la collectivité.
Quelles activités peut-on gérer avec le logiciel Enfance ?
Le logiciel permet de gérer la restauration scolaire, les activités périscolaires, les accueils de loisirs et les autres prestations proposées aux familles.
Les parents peuvent-ils réserver et payer en ligne ?
Oui. Le portail parents permet aux familles de réserver leurs prestations et de consulter leurs factures et documents. Dans le cadre d’une régie, le paiement par carte bancaire via PayFiP peut être proposé, avec enregistrement automatique du règlement après réception du retour de paiement.
Le pointage peut-il fonctionner sans connexion internet ?
Oui. L’application de pointage sur tablette peut fonctionner hors connexion puis synchroniser automatiquement les présences.
Le logiciel peut-il récupérer le quotient familial ?
L’API Particulier peut être activée afin de faciliter la récupération du quotient familial, sous réserve du paramétrage et des autorisations nécessaires.
Peut-on essayer le logiciel avant de demander un devis ?
Oui. La page logiciel-enfance.fr permet d’accéder à la démonstration de l’interface de gestion et à celle du portail parents.
Étudions les besoins de votre service Enfance
Présentez-nous votre organisation, les activités proposées et vos pratiques actuelles. Notre équipe pourra vous faire découvrir le logiciel et préparer une proposition adaptée.