Logiciel de gestion des subventions aux associations
Centralisez l’annuaire associatif, les demandes en ligne, les pièces justificatives, l’instruction, les décisions et les échanges avec les associations.
Dématérialisez tout le parcours des demandes de subvention
Le logiciel Subventions 3D Ouest réunit dans une base unique les informations sur vos associations, leurs responsables, leurs documents et leurs demandes. Les agents partagent une vision à jour des dossiers et suivent leur avancement depuis le dépôt jusqu’à la décision.
Chaque association dispose de son propre espace pour mettre à jour ses coordonnées, transmettre ses pièces, compléter les formulaires et échanger avec la collectivité. Les décisions prises et les montants accordés peuvent ensuite lui être communiqués directement depuis l’application.
Découvrez les deux espaces de démonstration
Interface de gestion
Découvrez l’espace métier utilisé par les agents pour gérer l’annuaire, instruire les dossiers, suivre les échanges et préparer les décisions.
Portail des associations
Parcourez l’espace public permettant aux associations de s’inscrire, de mettre à jour leurs informations et d’effectuer leurs démarches en ligne.
Les principales fonctionnalités
Annuaire partagé
Regroupez les coordonnées, les membres du bureau et les caractéristiques de chaque association dans une base commune à vos services.
Formulaires de demande
Proposez des formulaires adaptés aux campagnes et aux thématiques afin de recueillir les informations nécessaires à l’instruction.
Dépôt et suivi en ligne
Les associations transmettent leurs demandes depuis leur espace et suivent l’avancement de chaque dossier sans multiplier les échanges dispersés.
Instruction par étapes
Organisez l’examen successif des dossiers par les services instructeurs, de leur vérification jusqu’au passage en commission ou en conseil.
Pièces justificatives
Centralisez les documents officiels et les pièces attendues. Les agents sont alertés lorsque les dossiers sont complets.
Messagerie et notifications
Conservez la trace des échanges entre la collectivité et les associations, avec des notifications pour les principaux intervenants.
Décisions et montants
Préparez les arbitrages grâce à une synthèse d’aide à la décision, puis communiquez les décisions et les montants accordés.
Droits d’accès et pilotage
Ajustez les accès selon les missions de chacun et partagez une vision globale des associations et des demandes entre vos services.
Un espace pour la collectivité
Les agents disposent d’un outil partagé pour organiser l’instruction et retrouver l’historique complet de chaque dossier.
- Suivi des demandes et de leur état d’avancement.
- Répartition des dossiers entre les services instructeurs.
- Validation progressive jusqu’à la décision.
- Documents de synthèse pour faciliter les arbitrages.
- Messagerie interne et traçabilité des échanges.
- Annuaire associatif actualisé et réutilisable par plusieurs services.
Un portail pour les associations
Les membres habilités retrouvent leurs associations et effectuent leurs démarches depuis un espace unique.
- Mise à jour des coordonnées et des membres du bureau.
- Transmission des documents officiels.
- Dépôt et suivi des demandes de subvention.
- Compte commun pour un membre intervenant dans plusieurs associations.
- Connexion possible via FranceConnect.
- Lien possible avec l’espace de réservation des salles et du matériel.
Un déploiement adapté à votre collectivité
Notre équipe vous accompagne dans l’étude des besoins, le paramétrage des caractéristiques locales et la prise en main du logiciel.
- Configuration des accès selon les profils et les missions.
- Organisation des circuits d’instruction.
- Adaptation des informations demandées aux associations.
- Accompagnement des agents et des responsables associatifs.
- Une équipe métier disponible du lundi au vendredi.
Sécurité, maintenance et maîtrise des données
- Un accès sécurisé au logiciel en HTTPS.
- Un hébergement des données chez OVH en France.
- Des mises à jour automatiques sans intervention de votre part.
- Une extraction possible à tout moment de vos données.
- Une équipe dédiée qui répond et suit vos demandes.
- Une réponse dans la demi-journée pour 95 % des demandes.
Découvrez le logiciel en images
Questions fréquentes
Que peuvent faire les associations depuis leur portail ?
Elles peuvent mettre à jour leurs informations et les membres du bureau, transmettre des documents, déposer leurs demandes, suivre leur avancement et échanger avec la collectivité.
Comment les demandes de subvention sont-elles instruites ?
Les dossiers suivent un circuit d’instruction organisé par étapes. Les services concernés peuvent vérifier les pièces, suivre les validations et préparer le passage en commission ou en conseil.
Le fonctionnement peut-il être adapté à notre collectivité ?
Oui. Les caractéristiques locales, les informations demandées, les accès et l’organisation de l’instruction sont paramétrés en fonction de vos besoins.
Le portail peut-il utiliser FranceConnect ?
Oui. Une création de compte via FranceConnect peut être proposée afin de simplifier la connexion des responsables associatifs.
Le logiciel peut-il être relié à la réservation de salles ?
Oui. La base des associations peut être partagée avec le logiciel 3D Ouest de gestion des salles afin de simplifier les démarches de réservation de salles et de matériel.
Quel accompagnement est proposé après le déploiement ?
Une équipe dédiée accompagne le paramétrage et la prise en main, puis répond aux demandes du lundi au vendredi. Les mises à jour sont appliquées automatiquement.
Étudions votre projet de gestion des subventions
Présentez-nous votre organisation, vos campagnes et votre circuit d’instruction. Notre équipe vous aidera à définir une solution adaptée à votre collectivité et à vos associations.